Bevollmächtigter Vertreter in der EU: Ist er für die ESPR Pflicht?

Für produzierende Unternehmen außerhalb der EU stellt sich häufig die Frage, ob sie einen Bevollmächtigten Vertreter (englisch: Authorized Representative) in der EU benennen müssen, um die Anforderungen der EU-Verordnung für das Ökodesign nachhaltiger Produkte (ESPR) zu erfüllen.

Die Antwort ist nicht ganz so einfach, wie es auf den ersten Blick scheint: Die ESPR selbst stellt die Benennung eines Bevollmächtigten frei – verweist aber gleichzeitig auf eine andere Verordnung, aus der sich in bestimmten Fällen eine faktische Pflicht ergeben kann. Im Folgenden werden die relevanten Artikel der Reihe nach betrachtet und eingeordnet.

ESPR: Artikel 28 – Die Benennung ist freiwillig

Absatz 1 des Artikels 28 der ESPR besagt:

(1) Ein Hersteller kann schriftlich einen Bevollmächtigten benennen.

Der Wortlaut ist eindeutig: Ein Hersteller kann, muss aber nicht, einen Bevollmächtigten Vertreter benennen. Für sich genommen begründet Artikel 28 also keine Verpflichtung. Wer allerdings seine Produkte im Fernabsatz – also insbesondere über Onlineshops oder Marktplätze – in der EU anbietet, muss zusätzlich Artikel 36 der ESPR beachten.

ESPR: Artikel 36 – Pflichtangaben beim Fernabsatz

Absatz 1 Buchstabe b des Artikels 36 der ESPR besagt:

(1) Stellen Wirtschaftsteilnehmer Produkte, die unter einen gemäß Artikel 4 erlassenen delegierten Rechtsakt fallen, im Fernabsatz auf dem Markt bereit, so stellen sie sicher, dass das Produktangebot mindestens die folgenden eindeutigen und gut sichtbaren Informationen aufweist:

(b) falls der Hersteller nicht in der Union ansässig ist, den Namen, die Postanschrift, die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer des in der Union ansässigen Wirtschaftsteilnehmers im Sinne von Artikel 4 Absatz 2 der Verordnung (EU) 2019/1020, und ...

Diese Regelung greift immer dann, wenn ein von der ESPR erfasstes Produkt im Fernabsatz in der EU angeboten wird. Ist der Hersteller nicht in der Union ansässig, muss er im Produktangebot Kontaktdaten – Name, Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer – eines in der EU ansässigen Wirtschaftsteilnehmers angeben. Entscheidend ist also die Frage: Was genau ist ein „in der EU ansässiger Wirtschaftsteilnehmer" im Sinne dieser Vorschrift? Die Antwort liefert Artikel 4 der Verordnung (EU) 2019/1020, auf die hier ausdrücklich verwiesen wird.

EU-Verordnung 2019/1020: Artikel 4 – Wer als Wirtschaftsteilnehmer zählt

Artikel 4 der EU-Verordnung 2019/1020 besagt:

(2) Für die Zwecke dieses Artikels bezeichnet der in Absatz 1 verwendete Begriff „Wirtschaftsakteur" entweder

a) den in der Union niedergelassenen Hersteller,

b) einen Einführer, wenn der Hersteller nicht in der Union niedergelassen ist,

c) einen Bevollmächtigten, der vom Hersteller schriftlich beauftragt wurde, die in Absatz 3 festgelegten Aufgaben im Namen des Herstellers wahrzunehmen, oder

d) für von ihm abgefertigte Produkte einen in der Union niedergelassenen Fulfilment-Dienstleister, sofern kein anderer Wirtschaftsakteur nach den Buchstaben a, b und c in der Union niedergelassen ist.

Diese Definition ist der Schlüssel zum Verständnis der gesamten Fragestellung: Der Begriff „Wirtschaftsteilnehmer" bzw. „Wirtschaftsakteur" ist nicht mit dem „Bevollmächtigten Vertreter" gleichzusetzen. Vielmehr handelt es sich um einen Oberbegriff, unter den vier verschiedene Rollen fallen können:

• a) der Hersteller selbst, sofern er in der EU niedergelassen ist,
• b) ein Einführer (Importeur), wenn der Hersteller nicht in der EU niedergelassen ist,
• c) ein Bevollmächtigter, der vom Hersteller schriftlich beauftragt wurde, oder
• d) ein Fulfilment-Dienstleister, aber nur, wenn kein Wirtschaftsakteur nach a), b) oder c) in der EU niedergelassen ist.

Was das für nicht in der EU ansässige Hersteller bedeutet

Aus dem Zusammenspiel der drei Artikel ergibt sich folgendes Bild:

Ist ein Hersteller nicht in der EU niedergelassen und bietet seine Produkte im Fernabsatz in der EU an, so muss er zwar nach Artikel 36 ESPR die Kontaktdaten eines in der EU ansässigen Wirtschaftsteilnehmers angeben. Dieser Wirtschaftsteilnehmer muss jedoch nach Artikel 4 der Verordnung 2019/1020 nicht zwingend ein Bevollmächtigter Vertreter sein. Ebenso denkbar ist:

• ein Einführer/Importeur, der die Produkte in der EU auf den Markt bringt, oder
• ein Fulfilment-Dienstleister in der EU – allerdings nur dann, wenn kein Einführer und kein Bevollmächtigter in der EU niedergelassen ist.

Ein eigens beauftragter Bevollmächtigter Vertreter ist also eine mögliche, aber nicht die einzige Option, um die Pflichtangaben nach Artikel 36 ESPR zu erfüllen. Existiert bereits ein in der EU niedergelassener Importeur, der die Produkte in Verkehr bringt, kann dessen Kontaktdaten grundsätzlich genutzt werden, ohne dass zusätzlich ein Bevollmächtigter benannt werden muss.

In der Praxis entscheiden sich viele Hersteller dennoch bewusst für einen Bevollmächtigten Vertreter, insbesondere dann, wenn:

• kein in der EU niedergelassener Importeur vorhanden ist,
• die Vertriebsstruktur mehrere Importeure oder Händler umfasst und eine einheitliche, produktbezogene Ansprechperson gewünscht ist, oder
• der Bevollmächtigte über den reinen Kontaktnachweis hinaus weitere, in Artikel 28 ESPR geregelte Aufgaben im Namen des Herstellers wahrnehmen soll.

Fazit

Die ESPR verpflichtet Hersteller außerhalb der EU nicht unmittelbar dazu, einen Bevollmächtigten Vertreter zu benennen – Artikel 28 stellt dies ausdrücklich frei. Wer seine Produkte jedoch im Fernabsatz in der EU vertreibt, kommt um eine verwandte Pflicht nicht herum: Nach Artikel 36 ESPR müssen die Kontaktdaten eines in der EU ansässigen Wirtschaftsteilnehmers im Produktangebot angegeben werden.

Ob dieser Wirtschaftsteilnehmer ein Bevollmächtigter, ein Importeur oder – nachrangig – ein Fulfilment-Dienstleister ist, bleibt dem Hersteller überlassen, solange die Voraussetzungen des Artikels 4 der Verordnung (EU) 2019/1020 erfüllt sind. In der Praxis ist die Benennung eines Bevollmächtigten Vertreters für viele Hersteller dennoch die naheliegendste und flexibelste Lösung, insbesondere wenn kein geeigneter EU-Importeur vorhanden ist oder eine zentrale, produktbezogene Ansprechperson in der EU gewünscht wird.

Kurz gesagt: Formal keine Pflicht aus der ESPR selbst – faktisch aber häufig der praktikabelste Weg, um die Anforderungen an den Fernabsatz zu erfüllen.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Für eine verbindliche Einschätzung der eigenen Situation empfiehlt sich die Konsultation einer auf EU-Produktrecht spezialisierten Rechtsberatung.